Hoe eConnect documenttypen herkent, wat wel wordt verwerkt en welke documenten niet als factuur worden geaccepteerd.
Wanneer je een e-mail met bijlagen instuurt, moet het systeem voor elke bijlage bepalen wat voor type document het is. Is het een factuur, een pakbon, een herinnering of een logo? Dit gebeurt via de Detect API, een volledig eigen classificatietechnologie van eConnect.
eConnect verwerkt facturen en inkooporders. Documenten die geen factuur of order zijn, worden automatisch gefilterd. Sommige worden als bijlage bij een factuur geplaatst, andere worden niet verwerkt.
De Detect API analyseert elk document in twee stappen:
De classificatie is volledig automatisch. De Detect API is eigen technologie van eConnect, geen externe classificatieservice.
Het systeem onderscheidt de volgende categorieën:
De tabel hierboven geeft een overzicht. Hieronder vind je per documenttype de reden en wat je kunt doen.
Niet-factuur documenten die in dezelfde e-mail zitten als een factuur, worden automatisch als bijlage bij die factuur geplaatst:
Dit werkt alleen als er ook een factuur in dezelfde e-mail zit. Stuur je alleen een pakbon zonder factuur, dan wordt het document niet verwerkt.
Afbeeldingen uit e-mailhandtekeningen (bedrijfslogo's, banners) worden automatisch herkend als logo en gefilterd. Dit voorkomt dat een handtekeninglogo als document wordt verwerkt.
::e-accordion-item{value="item-4" header="Wanneer is een "betaalverzoek" toch een factuur?"} Het begrip "factuur" staat los van BTW-plicht. Een document van een niet-BTW-plichtige organisatie (zoals een havenbedrijf of stichting) dat een bedrag in rekening brengt voor geleverde diensten, kan juridisch een factuur zijn, ook al noemt de organisatie het een "betaalverzoek". Het gaat om de inhoud, niet om het label dat de afzender erop plakt.
Als je denkt dat een document ten onrechte is geweigerd, meld dit dan bij support. Het eConnect-team beoordeelt of het document als factuur kwalificeert. ::
Een belangrijk onderscheid: de Detect API classificeert documenten, maar keurt ze niet zelf af. De daadwerkelijke afkeuring van een conversietaak is altijd een handmatige actie van het kwaliteitsteam. Een document kan correct worden geclassificeerd als "geen factuur" en vervolgens door het team worden beoordeeld voordat het wordt afgekeurd.
Als een factuur onterecht als ander documenttype wordt geclassificeerd (bijvoorbeeld als proforma-factuur), kun je dit melden bij support. Het eConnect-team kan de classificatie verbeteren, zodat vergelijkbare documenten in de toekomst correct worden herkend.
Per-afzender classificatiecorrecties zijn niet mogelijk: de classificatie werkt generiek over alle afzenders. Wel kan het classificatiemodel worden uitgebreid om specifieke benamingen te herkennen (bijvoorbeeld als een leverancier "betaalverzoek" schrijft maar het document een factuur is).
Meld dit bij support zodat het classificatiemodel kan worden verbeterd. De classificatie werkt generiek over alle afzenders, maar het model kan worden uitgebreid om specifieke benamingen te herkennen. De daadwerkelijke afkeuring is altijd een handmatige actie van het kwaliteitsteam, niet van de Detect API zelf.
Ja, documenten zoals pakbonnen, specificaties en algemene voorwaarden die in dezelfde e-mail als een factuur worden meegestuurd, worden automatisch als bijlage bij die factuur geplaatst. Het systeem classificeert elk document apart en bepaalt op basis daarvan of het een factuur of bijlage is.
Per-afzender classificatiecorrecties zijn niet mogelijk, omdat de classificatie generiek werkt. Het classificatiemodel kan echter wel worden uitgebreid om specifieke benamingen beter te herkennen, bijvoorbeeld als een leverancier "betaalverzoek" schrijft terwijl het document een factuur is. Meld dit bij support.