Automatische routering van facturen naar de juiste administratie: aliassen, multiparty conversie en configuratie via Email ontvanger.
In het kort Met administratiedetectie routeert eConnect inkomende facturen automatisch naar de juiste administratie binnen je omgeving. Je gebruikt één instuuadres voor meerdere administraties. Beschikbaar vanaf het Professional-abonnement.
Werk je met meerdere administraties binnen je organisatie? Met administratiedetectie hoef je geen apart e-mailadres per administratie te beheren. Het platform herkent op basis van factuurgegevens bij welke administratie een document hoort.
Administratiedetectie is relevant als je:
De functie werkt voor e-facturen (XML) en voor PDF-facturen die via de IDR worden verwerkt.
Het systeem herkent op basis van de naam en het adres op de factuur naar welke administratie de factuur gerouteerd moet worden. Voorwaarde is dat de mogelijke administraties van tevoren bekend zijn bij eConnect en compleet zijn ingevuld in het platform.
Multiparty conversie gaat een stap verder: de IDR bepaalt automatisch voor welke organisatie binnen je account een inkomende PDF-factuur bestemd is. Na conversie naar XML wordt het document afgeleverd in het juiste postvak.
Voor organisaties met complexe structuren (bijvoorbeeld vastgoedbeheerders met tientallen panden) kun je aliassen instellen per administratie. Een alias is een alternatieve naam die op de factuur kan voorkomen en die het systeem aan de juiste administratie koppelt.
Een voorbeeld: een vastgoedbeheerder heeft administraties per gebouw. De leverancier adresseert de factuur aan "Kantoorgebouw De Toren". Via een alias weet het platform dat dit bij administratienummer 4523 hoort.
De administratieblokken (CustomerParty) in het IDR-scherm worden gevuld vanuit een BuyerGroup. Een BuyerGroup wordt door eConnect Support aangemaakt op accountniveau. Het platform verzamelt de gegevens van alle organisaties in het account en stuurt deze naar de BuyerGroup in de IDR.
Als een IDR-groep grijs is of niet correct is gevuld, controleer dan of alle organisatiegegevens compleet zijn (straatnaam, postcode, stad, land). Bij onvolledige gegevens kan de BuyerGroup opnieuw worden aangemaakt zodat bijgewerkte informatie naar de IDR wordt doorgestuurd.
Multiparty conversie is niet standaard onderdeel van een account en vereist een abonnement met multiparty in de feature pack.
Inschakelen: activeer multiparty via de Email ontvanger-instellingen. Bij activatie wordt automatisch een IDR-groep aangemaakt met alle organisaties in je account. Voeg je later een nieuwe organisatie toe, dan wordt deze automatisch aan de bestaande IDR-groep toegevoegd.
De selectie verloopt in twee fases:
Fase 1: IDR-herkenning
De IDR doorzoekt het PDF-document in twee stappen:
Fase 2: platformroutering
Na ontvangst van de XML van de IDR kijkt het platform naar het veld AccountingCustomerParty/Party/PartyLegalEntity/CompanyID. Komt deze waarde overeen met een organisatie in het platform, dan wordt de factuur daar geplaatst. Bij geen overeenkomst valt de factuur terug op de organisatie die eigenaar is van de emailreceiver.
Tip: zorg voor volledige identifier-gegevens (BTW-nummer, KvK-nummer) bij alle organisaties. Houd namen, adressen en postcodes up-to-date voor de meest betrouwbare matching.
Als het systeem niet met zekerheid kan bepalen bij welke administratie een factuur hoort, wordt de factuur niet automatisch gerouteerd maar doorgestuurd naar het Quality Control-team. Zij bepalen handmatig de juiste administratie.
Je stelt administratiedetectie in via de Email ontvanger:
Voor multiparty conversie activeer je de multiparty-instelling in dezelfde Email ontvanger-configuratie.
Administratiedetectie is beschikbaar bij het Professional-abonnement of hoger. Bij het goedkoopste Scan & Herken-abonnement is deze functie niet beschikbaar.
Bij twijfel gaat de factuur naar Quality Control voor handmatige toewijzing. Bij structureel verkeerde toewijzing kun je aliassen instellen zodat alternatieve namen correct worden gekoppeld.
Ja, administratiedetectie vereist Professional of hoger. Multiparty conversie vereist daarnaast een feature pack met multiparty.
Ja, zowel voor e-facturen (XML) als voor PDF-facturen die via de IDR worden verwerkt.
Met administratiedetectie gebruik je één adres en laat je het platform routeren. Zonder administratiedetectie maak je per administratie een apart Email Receiver-adres aan. Dat biedt meer controle per kanaal, maar meer beheerwerk.
Stel de Email ontvanger in om administratiedetectie te activeren.
Ga naar de Email ontvanger