Hoe eConnect dubbele facturen detecteert, wat de status Dubbele betekent en hoe je een onterechte markering opheft.
Het eConnect-platform controleert automatisch op dubbele facturen. Bij elke binnenkomende factuur wordt gecontroleerd of dezelfde factuur al eerder is ontvangen, ook als die via een ander kanaal is binnengekomen. Zo voorkom je dat je dezelfde factuur twee keer boekt of betaalt.
Duplicaatdetectie is één van vier validatielagen die elke binnenkomende factuur doorloopt, naast wettelijke validatie, business rules en spookfactuurdetectie.
Het platform vergelijkt drie kenmerken om te bepalen of een factuur een duplicaat is:
Alleen als alle drie overeenkomen met een eerder ontvangen factuur, wordt het document als duplicaat gemarkeerd. Komt één van deze waarden afwijkend binnen, dan behandelt het platform het als een nieuwe factuur.
De detectie werkt bron-onafhankelijk: of een factuur via Peppol, e-mail-PDF, e-mail-XML of upload binnenkomt, het platform kruist alle stromen. Stuurt een leverancier dezelfde factuur zowel via Peppol als per e-mail? Dan wordt de tweede aanlevering tegengehouden.
Duplicaatdetectie vindt plaats op meerdere momenten in het verwerkingsproces:
Bij echte e-facturen (XML) is de duplicaatdetectie volledig betrouwbaar, omdat factuurnummer en overige gegevens exact worden vergeleken.
Bij PDF-facturen hangt de detectie af van de herkenning door de IDR (Intelligent Document Recogniser). In vrijwel alle gevallen worden duplicaten correct herkend, maar bij afwijkende opmaak of een net iets anders herkend factuurnummer kan een duplicaat in uitzonderlijke gevallen niet automatisch worden gedetecteerd.
Tip: ontvang je regelmatig duplicaatmeldingen? Controleer of je leverancier de factuur niet via meerdere kanalen tegelijk verstuurt (bijvoorbeeld zowel per e-mail als via Peppol). Spreek af via welk kanaal de factuur wordt aangeleverd.
Een factuur die als duplicaat wordt herkend, krijgt de status "Dubbele" in het Postvak IN. De factuur verschijnt wel in je overzicht, maar wordt niet automatisch doorgestuurd naar je boekhoudsoftware. De oorspronkelijke factuur behoudt zijn status en wordt gewoon verwerkt.
Je ontvangt een e-mailnotificatie wanneer een dubbele factuur wordt gedetecteerd. In het dashboard zie je oranje facturen staan voor "ontvangen, niet verwerkt". Dat kan ook wijzen op bewust afgewezen duplicaten. Dat is normaal gedrag, geen fout in het platform.
Wil je meer weten over alle statussen? Lees Statussen van facturen.
In uitzonderlijke gevallen kan een factuur onterecht als dubbel worden gemarkeerd. Dat kan voorkomen als twee verschillende facturen toevallig dezelfde combinatie van leverancier, datum en nummer hebben, of als de OCR-herkenning een factuurnummer net iets anders leest bij een eerdere aanlevering.
Zoek de factuur met status Dubbele en open de detailpagina.
Klik op het menu met drie puntjes rechtsboven in de factuurdetails.
Selecteer Als origineel markeren. De blokkade op download en doorsturen wordt opgeheven.
De factuur wordt dan alsnog verwerkt en, als je een softwarekoppeling hebt, doorgestuurd naar je boekhoudsoftware. Moet de factuur daarna alsnog naar je pakket? Gebruik Opnieuw aanbieden.
Let op: wanneer je een duplicaat als origineel markeert, wordt de eerder geldige aanlevering als duplicaat behandeld. Er komt daardoor maximaal één versie in je boekhoudsoftware.
Leveranciers sturen soms de factuur zowel via Peppol als per e-mail, of sturen meerdere collega's hetzelfde document door. Het platform herkent dit en houdt alleen de eerste versie tegen voor verwerking. De overige exemplaren krijgen de status Dubbele. Spreek met je leverancier af via welk kanaal facturen worden aangeleverd.
Nee. Facturen met status Dubbele kunnen niet opnieuw worden aangeboden. Markeer de factuur eerst als origineel via het menu (drie puntjes). Daarna kun je Opnieuw aanbieden gebruiken als de factuur nog niet in je boekhoudsoftware staat.
Nee. Als een leverancier dezelfde factuur opnieuw verstuurt met een ander factuurnummer, behandelt het platform dat als een nieuwe factuur. Automatische detectie werkt op de combinatie leverancier, factuurdatum en factuurnummer. Voor extra controle op identieke bedragen kun je een workflow instellen.
Bij echte e-facturen (XML) is de detectie volledig betrouwbaar, omdat factuurnummer en overige gegevens exact worden vergeleken. Bij PDF-facturen hangt de detectie af van de herkenning door de IDR. In vrijwel alle gevallen worden duplicaten correct herkend, maar bij afwijkende opmaak of een net iets anders herkend factuurnummer kan een duplicaat in uitzonderlijke gevallen niet automatisch worden gedetecteerd.
Meer weten over de statussen van je facturen? Lees Statussen van facturen.
Controleer je Postvak IN