Een e-factuurtraject dat na jaren nog geen bruikbaar bestand oplevert, blokkeert meer dan de techniek. Teams willen versturen, afdelingen hangen aan dezelfde factuurstroom, en uitbreiding naar andere landen blijft onzeker zolang de basis niet staat.
Bij Conrad Benelux liep e-facturatie vast voordat er een bruikbaar bestand uit het systeem kwam. Het team wilde al in 2018 e-facturen versturen. Peppol en Mercurius waren bekend, maar stonden nog niet hoog op de agenda, tot overheden e-facturen actief gingen ontvangen en de verwachting groeide dat leveranciers konden volgen. Met een eerdere leverancier was het na ongeveer twee jaar nog steeds niet mogelijk het juiste bestand te genereren. De stap naar eConnect leverde wel een werkende stroom op: eerst handmatig via het platform, daarna via SAP, SFTP en de Procurement Service Bus, zodat verzending via Peppol automatisch verloopt.
Het ging in eerste instantie om een beperkt aantal facturen, dus het team kon snel starten met handmatig verzenden via het platform. Een account aanmaken ging snel en de eerste verzendingen konden direct worden uitgevoerd. Samen met de technische teams is de inrichting daarna stap voor stap uitgewerkt, met als doel een robuuste keten in het dagelijkse proces in plaats van blijvend handwerk.
In SAP wordt vastgelegd dat een factuur via Peppol moet worden verstuurd. SAP genereert het juiste bestand en plaatst het op een SFTP-server. De PSB controleert elke 15 minuten of er een e-factuur klaarstaat en voert de verzending uit zodra dat het geval is. Waar het eerdere traject na lange tijd geen werkende output opleverde, draaide de nieuwe inrichting wel. Betrouwbaarheid was het eerste resultaat. Automatisering met beheersing was het tweede: de combinatie van SAP, SFTP en de PSB geeft een voorspelbaar ritme, zonder handmatige tussenstap per factuur.
Kelly Soijo, Head of Quality & Procesmanagement en later ook Head of Operational Customer Care, hield bewust afstand van de technische afstemming en liet de technische teams rechtstreeks met elkaar schakelen. Besluitvorming bleef daardoor dicht bij de inhoud. Die werkwijze paste bij het kantoor in Oldenzaal, waar 65 medewerkers in een compact team werken met specialismen waaronder SAP, logistiek en e-procurement.
Kelly beschreef het traject met de eerdere leverancier als te complex. Ondanks die inspanning kwam er geen werkende output uit het systeem. E-facturatie hoorde bij Conrad in een bredere lijn. Het team Quality & Procesmanagement kijkt continu waar processen slimmer kunnen, in logistiek, in customer care en in SAP. Proceskwaliteit en uitvoerbaarheid stonden daarin centraal, en de factuurstroom hoorde daarbij.
Terwijl Conrad Benelux de koppeling realiseerde, bouwde het team ervaring op die buiten Nederland bruikbaar bleek. Binnen de groep liepen Zweden en Denemarken op dat moment tegen vergelijkbare uitdagingen aan met een nationale aanbieder. Door de kennis uit Nederland te delen ontstond een concreet alternatief. Voor Conrad Zweden ging de implementatie met eConnect in gang. Voor Denemarken werd een latere fase voorbereid. Het team hechtte in dat traject vooral waarde aan flexibiliteit, aan meedenken en aan een oplossing die bij de praktijk past.
"Bij eConnect had ik gewoon een goed gevoel. Ze zijn flexibel en denken echt met ons mee."
Kelly Soijo, Head of Quality & Procesmanagement, Conrad Benelux
- Werkende Peppol-stroom: SAP plaatst het bestand op SFTP, de PSB controleert elke 15 minuten en verstuurt.
- Aanpak als blauwdruk voor de groep: implementatie in Zweden gestart, Denemarken voorbereid.
Voor teams die e-facturatie vanuit SAP automatisch willen laten verlopen, is de route van Conrad Benelux een concreet voorbeeld. Werk je met SAP en wil je weten hoe dit in jouw omgeving past? Plan een kennismaking.