Bij een franchiseformule die de administratie centraal doet, komt de factuurstroom via verschillende routes binnen en moet die met de hand in de werkvoorraad. Zolang het volume beperkt is, blijft die route beheersbaar. Bij groei wordt het sorteerwerk een rem op snelheid en voorspelbaarheid, terwijl franchisenemers snel en betrouwbaar ondersteund willen worden.
Grando Keukens & Bad, onderdeel van De Mandemakers Groep, zit in die situatie. Het hoofdkantoor verzorgt voor 21 vestigingen de volledige administratie, van inkoop tot energielasten. Na inrichting en uitrol van e-facturatie in het bestaande Komas-proces realiseerde Grando 25% tijdbesparing in het factuurproces. De winst zat vooral in het wegvallen van handmatig sorteerwerk, zodat tijd vrijkwam die eerst nodig was om facturen op de juiste plek te zetten.
Grando werkte al met Komas, onderdeel van Simar. De integratie met eConnect sloot daarop aan, zodat e-facturatie een uitbreiding van het bestaande financiële proces werd en geen los project. Voor de franchisenemers bleef de verandering bewust klein. In veel gevallen was het belangrijkste verschil het juiste e-mailadres, zodat facturen direct op de juiste plek in het platform terechtkomen.
Die kleine stap aan de kant van de ondernemer hield de overgang overzichtelijk. Weerstand bleef daardoor beperkt. Intern lag het zwaartepunt juist op voorbereiding: de financiële administratie zette de structuur vooraf scherp, inclusief de overzet van vestigingen en de procesinrichting. De businesscase was vanaf de start helder, eerst een goede basis en daarna structureel tijd winnen in de operatie.
Die voorbereiding vroeg in het begin extra inzet van de financiële administratie. Vragen waren snel bespreekbaar en er was directe ondersteuning bij inrichting en gebruik. Dat gaf zekerheid bij de livegang en hielp het tempo in de uitrol vast te houden. De extra tijd aan de voorkant was het middel om daarna tijd te winnen per factuur.
"Zorg ervoor dat je je structuur heel goed uitzet en dat je duidelijk hebt wat je wil realiseren."
Jan-Willem, Grando
Grando telt 45 vestigingen, 36 in Nederland en 9 in België. Voor 21 daarvan doet het hoofdkantoor de administratie van begin tot eind, van inkoop tot energielasten. Het team werkt daardoor dagelijks met veel verschillende documenten en leveranciers.
In die groei moest het financiële proces achterstanden voorkomen en franchisenemers snel en betrouwbaar ondersteunen. De ambitie werd om zoveel mogelijk te digitaliseren, inclusief de inkomende factuurstroom. E-facturatie kwam daarom in het administratieve proces dat Grando Retail voor die franchisenemers uitvoert.
Niet elke franchisenemer kiest dezelfde administratieve route. Een groot deel laat de administratie doen door Grando Retail, een ander deel kiest bewust voor meer zelfstandigheid. De oplossing moest dus robuust zijn voor centrale verwerking en praktisch blijven in de communicatie met verschillende ondernemers. Het doel was minder handmatig verplaatswerk, een veiliger verwerkingsroute en meer tijd voor werk met hogere toegevoegde waarde.
In een proces met meer dan 2.000 inkomende facturen per maand is de gerapporteerde 25% tijdbesparing een zichtbaar verschil in werkdruk. Door de gestandaardiseerde aanlevering ontstaat minder ruis in de keten en wordt de kans op fouten door handmatige stappen kleiner. De administratie blijft actueler en sluit sneller aan op de operationele werkelijkheid van de vestiging.
Het team bestaat uit zes financiële medewerkers. Drie richten zich op factuurverwerking, drie op rapportages zoals jaarrekeningen. Door de procesversnelling werd die verdeling minder kwetsbaar voor pieken in de documentinstroom. Tijd die eerst naar het sorteren van de werkvoorraad ging, kon naar andere taken.
Richting de franchisenemers werd het verschil merkbaar in een administratie die sneller en consistenter wordt bijgewerkt. Ondernemers krijgen daardoor beter zicht op hun actuele financiële positie, en periodieke afstemming wordt eenvoudiger. De voorspelbaarheid in de samenwerking tussen hoofdkantoor en vestigingen neemt toe.
Omdat de basisprocessen stabieler werden, ontstond meer ruimte om ondernemers inhoudelijk te adviseren. Dat past bij de rol van Grando Retail voor veel franchisenemers: verwerken en meedenken over financiële keuzes. De aandacht verschoof van verplaatsen en controleren naar analyseren en ondersteunen.
- 25% tijdbesparing in het factuurproces na inrichting en uitrol.
- Handmatig sorteerwerk viel weg; aandacht verschoof van verplaatsen en controleren naar analyseren en ondersteunen.
- Meer dan 2.000 inkomende facturen per maand in het versnelde proces.
Wil je weten hoe e-facturatie in een centrale administratie voor meerdere vestigingen uitpakt? Plan een kennismaking.