Organisaties in energie en infrastructuur lopen tegen twee eisen tegelijk aan. Overheidsklanten stellen e-facturatie als harde voorwaarde, gekoppeld aan de aanbestedingspraktijk. Een standaard UBL-factuur is in die sector vaak niet genoeg, omdat ontvangers aanvullende meetgegevens nodig hebben, zoals EAN-informatie. Tegelijk mag een overstap van het ene ERP naar het andere het operationele facturatieproces niet stilleggen.
Kenter kreeg in 2018 vanuit sales de eerste signalen dat overheidsklanten die voorwaarde gingen stellen. De overstap van SAP B1 naar AFAS liep op dat moment, en de factuurstroom moest door. Het ontwerp was daarom: vanuit AFAS een reguliere e-factuur versturen, en de energie-extensie daarna in de keten laten toevoegen. Teams op de facturatieafdeling kregen daarbij directe inzage in verzending en verwerking, zodat ze in de eerste periode na livegang konden meekijken en bijsturen.
In 2018 en 2019 lag de eerste focus op uitgaande e-facturatie en de basis van de energie-e-factuur. Met eigen ontwikkelcapaciteit werkte het team aan een UBL/XML-structuur met energie-extensies en testte die met klanten. Uit die tests bleek dat levering via Peppol nodig was. Begin 2019 koos Kenter voor eConnect als serviceprovider. In april 2019 volgde de eerste uitgaande energie-e-factuur via Peppol.
De volgende stap was de verankering in AFAS, het pakket dat SAP B1 op termijn zou vervangen. Kenter verstuurt vanuit AFAS een reguliere e-factuur volgens de standaardfunctionaliteit. Daarna verrijkt eConnect de factuur in de keten met de energie-extensie, op basis van aanvullende gegevens uit de connector. Zo ontstaat een valide e-factuur met energiecontext, zonder extra handwerk in het primaire verzendproces. Als systemen later wijzigen, blijft die verrijkingslaag als apart mechanisme beschikbaar.
In 2020 is de inrichting geoptimaliseerd, met als doel meer klanten van PDF of post naar e-facturatie te zetten en de scenario's voor de energie-extensie betrouwbaar te maken. De maatwerkinrichting is na de testfase in december 2020 geïmplementeerd. Vanaf 2021 stuurde Kenter tegelijk op uitgaande facturatie, incasso en opvolging.
Teams op de facturatieafdeling kregen niet alleen de technische wijziging, maar ook directe inzage in verzending en verwerking. Dat gaf vertrouwen, zeker in de eerste periode na livegang, waarin meekijken in de keten hielp om snel te leren en bij te sturen. Door de sectorspecifieke data sluit de uitgaande factuur beter aan op de ontvangende processen, met minder herstelwerk en een grotere kans op verwerking in één keer goed.
Aan de inkomende kant bleek technologie alleen niet genoeg. Ook bij de 25 grootste leveranciers was de adoptie beperkt, dus ketenadoptie vraagt doorlopende communicatie. Vanaf 2021 benaderde Kenter leveranciers actiever voor inkomende e-facturen.
"In praktijk blijft het een lastig onderwerp, leveranciers zitten er niet altijd op te wachten. Maar we komen iedere keer uit op dezelfde conclusie, leveranciers blijven we uitnodigen gewoon een e-factuur te sturen."
Kelly Vercauteren, Kenter
Kenter opereert in een verzadigde meetmarkt en tegelijk in een groeimarkt rond energievoorziening en laadoplossingen. Meer dan 30.000 klanten en een groei van circa 90 naar 360 medewerkers geven die stroom zijn schaal. Businesslijnen moeten kunnen opschalen zonder extra administratieve frictie, en dat vraagt standaardisatie van de factuurstroom. E-facturatie was hier geen los IT-project, maar onderdeel van de groeistrategie in een snel veranderende energiemarkt.
De klantenaantallen die Kenter noemt, lopen van 1 in 2017 via 45 in 2018 en 89 in 2019 naar 100 in 2020 en 473 in 2021. In de eerste maanden van 2021 ontving 3 procent van de klanten een e-factuur, een verviervoudiging ten opzichte van het totaal in 2020. Circa 57 procent van de verstuurde e-facturen kwam in de voorafgaande zes maanden via een intermediair bij de eindklant, mede door betere routering op GLN. De afdeling Facturatie en Incasso houdt daarbij een tempo van ongeveer 4.000 facturen per week.
De aanpak kon worden uitgebreid naar andere divisies, inclusief de internationale groei, terwijl e-facturatie als kernproces doorliep. Een duidelijke serviceprovider, een geïntegreerd ERP-traject en vaste testmomenten maakten volgende keuzes voorspelbaarder. Daarbij hoorden inkomende e-facturen, optimalisatie van de incasso en uitbreiding naar nieuwe organisatieonderdelen.
- In de eerste maanden van 2021 verviervoudigde het aantal klanten met een e-factuur ten opzichte van 2020 (100 in 2020, 473 in 2021)
- Eerste uitgaande energie-e-factuur via Peppol in april 2019
- Maatwerkinrichting geïmplementeerd in december 2020
- Circa 57 procent van de verstuurde e-facturen kwam in de voorafgaande zes maanden via een intermediair bij de eindklant
Werk je in energie of infrastructuur, met AFAS of een ERP-overstap, en wil je sectorspecifieke gegevens meesturen zonder extra handwerk in het verzendproces? Plan een kennismaking.