Voor organisaties die met Unit4 Financials werken, is de vraag zelden of e-facturatie relevant is. De vraag is hoe de stap wordt gezet zonder grip te verliezen op budgethouders, autorisaties en rapportagecycli. Zonder ketenintegratie ontstaat al snel een oplossing die technisch werkt en in de dagelijkse praktijk toch frictie geeft. In deze periode kwam daar bij dat projectteams, key users en support grotendeels op afstand werkten.
Solmate richtte zich op de implementatie bij organisaties die met Unit4 Financials werken. eConnect leverde de e-facturatietechniek, inclusief de API-koppeling en de hybride verwerking in de cloud. Die rolverdeling hield de keten dicht bij bestaande werkafspraken. Op kritieke klantmomenten is ook buiten reguliere uren support geleverd, zodat die momenten door konden gaan.
Solmate is meer dan 20 jaar actief in de optimalisatie van financiële processen binnen Unit4 Financials, voorheen CODA, en Unit4 ERP. De implementatie werd een verbetering van het dagelijkse financeproces, en niet een los IT-project ernaast. Volgens beide partijen sloot de combinatie van implementatie-expertise en e-facturatietechnologie aan op de operationele vraag van de opdrachtgevers. Dat maakt het model schaalbaar voor vergelijkbare Unit4-omgevingen.
Hybride betekende in deze case dat naast gestructureerde elektronische facturen ook documenten via Scan & Herken worden ondersteund. Organisaties kunnen daardoor live met e-facturatie, terwijl de keten documenten aankan die nog niet volledig gestructureerd binnenkomen. Voortgang en uitzonderingen passen zo in dezelfde route. Een organisatie hoeft niet te wachten tot elke aanlevering al uniform is.
Een factuur komt elektronisch binnen in het register van Unit4 en bevat dan direct de basisgegevens, zoals crediteurinformatie, bedrag en factuurnummer. Daarna volgt controle op legitimiteit en op dubbele aanlevering, zodat ruis vroeg wordt weggefilterd. Door facturen vroeg in de keten te valideren en de vervolgstappen op het bestaande autorisatieproces te laten aansluiten, bleef de overgang beheersbaar voor finance en voor IT.
De crediteurenadministratie kan de factuur daarna coderen, bijvoorbeeld met kostenplaats en btw-code. Wordt de verplichtingenmodule gebruikt, dan kan de codering automatisch uit de inkooporder worden overgenomen. Na accordering door budgethouders kan de betaling plaatsvinden. Cloud en strakke financiële governance gaan in die keten samen.
Die hybride route geldt voor organisaties die niet in één keer volledig gestandaardiseerd kunnen werken. E-facturatie en Scan & Herken samen houden de stroom in beweging wanneer een document nog niet gestructureerd binnenkomt. Het proces hoeft dan niet stil te vallen op de uitzondering, en vanuit die basis kan de verwerking gecontroleerd worden doorontwikkeld.
De projecten vielen in een fase waarin vrijwel iedereen op afstand werkte. Overleg, inrichting, afstemming en gebruikersbegeleiding moesten volledig virtueel worden georganiseerd. In die context werd samenwerking tussen specialisten doorslaggevend: elke partij pakt de rol waarin zij het sterkst is, in plaats van alles zelf te willen doen.
Twee omvangrijke klanten zijn in een korte, intensieve periode live gegaan, ondanks volledig virtuele samenwerking. De trajecten omvatten projectoverleggen en gebruikersopleidingen op afstand. Volgens de betrokken teams vroeg dat extra flexibiliteit en creativiteit van alle partijen. Daarmee is niet alleen technische oplevering bereikt, maar ook organisatorische adoptie.
Deadlines bleven haalbaar op de momenten dat de planning krap was, omdat op kritieke klantmomenten ook buiten reguliere uren support is geleverd. De livegang steunde op die uitvoering, naast de software en de rolverdeling.
"Klanttevredenheid is één van onze belangrijkste pijlers, daar doen we veel voor."
Carlo Rolle, Solmate
- Twee omvangrijke klanten zijn in een korte, intensieve, volledig virtuele periode live gegaan met hybride e-facturatie in de cloud.
- De trajecten omvatten projectoverleggen en gebruikersopleidingen op afstand.
- Op kritieke klantmomenten is ook buiten reguliere uren support geleverd.
Organisaties op Unit4 Financials of Unit4 ERP die e-facturatie en Scan & Herken in één keten willen, kunnen die keten naast het bestaande autorisatieproces leggen. Wil je weten hoe dit in jouw omgeving past? Plan een kennismaking.