Een publieke organisatie met een harde ontvangstplicht heeft vaak weinig voorbereidingstijd, terwijl de primaire factuurverwerking moet doorgaan. De impact op processen en systemen is nog niet scherp, en een tijdelijke route mag niet de structurele, veilige keten worden.
Universiteit Utrecht zat in die situatie. Projectmanager Florence Plomp stapte in december 2018 in, terwijl de organisatie in april 2019 live moest zijn om e-facturen te kunnen ontvangen. Er was nog geen leverancier gekozen. De universiteit en eConnect kozen voor drie fasen, zodat compliance, continuïteit en een structurele koppeling in die volgorde konden landen.
De eerste behoefte ging over inkomende facturen en de ontvangstplicht. In fase 1 lag de focus op snel voldoen aan de overheidsverplichting. E-facturen kwamen in een formaat dat SAP on premise kon verwerken, via een praktische en tijdelijke inrichting. Dat bracht rust: de deadline werd gehaald zonder dat alles tegelijk hoefde te veranderen. Fase 1 was nadrukkelijk een tijdelijke route.
Er was wekelijks contact op locatie. Dat ritme maakte snelle afstemming mogelijk tussen het projectteam, functionele experts en technische betrokkenen. Toen tijdens het project de coronaperiode begon, viel de samenwerking niet weg. Omdat het ritme al stond, kon het team online verder, met een duidelijke rolverdeling en weinig ruis.
Voor de livegang waren er productietesten en gerichte afstemming over verwachtingen, met leveranciers en met debiteuren. Zo werd de kans groter dat facturen in de praktijk direct goed werden aangeboden en verwerkt. Projectmanagement, het wekelijkse contact en de leveranciersactivatie hielden het traject ook bij die plotselinge online overstap overeind, zonder grote verstoring.
Al snel bleek dat de uitgaande stroom veel handmatig werk bevatte. Medewerkers voerden uitgaande facturen via Digipoort met de hand in. Voor een universiteit met een fors factuurvolume was dat een structurele belasting van capaciteit en doorlooptijd. Fase 2 verschoof de aandacht naar uitgaande facturen, om het handwerk rond Digipoort terug te dringen en het verzenden meer vanuit het ERP-landschap te organiseren.
E-mailuitwisseling als structureel kanaal was niet de gewenste eindsituatie. De universiteit wilde een veiligere, robuuste koppeling.
"E-mailuitwisseling van e-facturen is op lange termijn niet wenselijk. We willen als organisatie een zo veilig mogelijke koppeling."
Florence Plomp, projectmanager, Universiteit Utrecht
Fase 3 bracht de inkomende stroom terug, met een koppeling tussen de eigen Enterprise Service Bus en de Procurement Service Bus van eConnect. Die basis past beter bij schaal, betrouwbaarheid en governance dan uitwisseling via e-mail. Ook de uitgaande kant is in hetzelfde traject meegenomen.
Parallel aan de techniek organiseerde de universiteit de leveranciersonboarding. De financiële afdeling moest niet alleen techniek inrichten, maar ook leveranciers activeren, met voorrang voor de grootste verzenders en met mail, telefoon en persoonlijke gesprekken. Adoptie gold als onderdeel van het project, niet als bijzaak.
Het projectteam benadrukte dat stamgegevens op orde moeten zijn en dat betrokkenen zich verdiepen in de relevante standaarden en richtlijnen, waaronder SI2.0 en NLCIUS. Die basiskennis maakt het eenvoudiger om leveranciers te begeleiden en afwijkingen vroeg te signaleren. Tijdens het interview gaf het team aan dat circa 2 tot 3 procent van de ongeveer 100.000 inkomende facturen per jaar al als e-factuur binnenkwam. De onboarding was op gang gebracht en werd vanuit de grootste leveranciers opgeschaald. In de bredere finance-roadmap keek de universiteit al naar de verdere inrichting van het administratieve landschap, inclusief meer verwerking in de cloud waar dat past.
- Live voor april 2019 na een start in december 2018
- Circa 2 tot 3 procent van de ongeveer 100.000 inkomende facturen per jaar kwam tijdens het interview al als e-factuur binnen
Werk je bij een onderwijsinstelling of andere publieke organisatie met SAP, en wil je een veilige keten neerzetten zonder de primaire verwerking stil te leggen? Plan een kennismaking.