Een financiële afdeling die e-facturen moet ontvangen en verwerken, terwijl de oude scanning niet op het boekhoudpakket aansluit en teams vanuit huis werken, zoekt één traject voor scan en e-factuur. Handmatige stappen en fysieke documentstromen worden dan eerder een knelpunt. De dagelijkse werklast hoeft niet explosief te stijgen om die druk voelbaar te maken.
Veiligheidsregio Limburg-Noord moderniseerde het factuurproces midden in de coronaperiode, terwijl de organisatie operationeel zwaar werd belast. De eerdere oplossing voor factuurverwerking en scanning was niet één-op-één te koppelen met Exact. Unit4 ERP, eerder Unit4 Business World, bood in de gewenste opzet geen scanmogelijkheid. Het partnerverhaal staat op Unit4 en eConnect. eConnect werd gekozen omdat Scan & Herken en e-facturatie in één traject konden worden ingericht. Volgens de betrokken medewerkers was dat precies de kracht van de keuze.
De technische en procesmatige overgang verliep volgens de veiligheidsregio soepel: interne aanpassingen werden snel eigen gemaakt en sloten aan op de dagelijkse praktijk van het financiële team. Facturen kwamen direct in het boekhoudprogramma, met een visuele weergave, zodat documenten herkenbaar bleven terwijl de handmatige uitvoeringslast afnam.
Binnen de organisatie kwam het accent te liggen op controle en kwaliteitsbewaking, met minder uitvoerende handelingen. Dat sloot aan op de ambitie van het team Financiën om budgethouders beter te ondersteunen met informatie en rapportages. De persoonlijke benadering van eConnect werd door de betrokkenen nadrukkelijk gewaardeerd.
De veiligheidsregio werkt met veel vaste leveranciers, van kantoorbenodigdheden en ICT tot specialistische middelen voor gezondheidszorg en openbare veiligheid. Om e-facturatie op schaal te laten werken, moest een groot deel van hen meegaan in de nieuwe werkwijze. Dat vraagt technische mogelijkheden, maar ook een communicatie die uitnodigt. Vanuit eConnect kwam een voorbeeldbrief die de regio daarvoor kon gebruiken. De insteek van die brief was niet dwingend. Leveranciers werd gevraagd te helpen bij de overstap, in plaats van alleen te horen wat verplicht was. Volgens de regio leverde die toon veel positieve reacties op.
"Ga eraan beginnen. Je merkt direct de voordelen!"
Wendy, Veiligheidsregio Limburg-Noord
De organisatie werkte eerder met een andere oplossing voor factuurverwerking en scanning. Die was niet één-op-één te koppelen met het toenmalige softwarepakket Exact, dus het financiële landschap moest opnieuw worden bekeken. Unit4 Business World, inmiddels Unit4 ERP, loste een belangrijk deel van die puzzel op. Een scanmogelijkheid in de gewenste opzet ontbrak, terwijl de wettelijke plicht om e-facturen te ontvangen en te verwerken bleef staan.
De coronaperiode zette daar extra druk op. De financiële afdeling gaf aan dat de dagelijkse werklast niet direct explosief steeg, maar de inhoud van de facturen veranderde wel, onder andere door facturen rond coronamiddelen. Teams werkten grotendeels op afstand.
De regio had twee behoeften tegelijk. De oude scanning koppelde niet één-op-één met Exact, en Unit4 bood in de gewenste opzet geen scan, terwijl de plicht om e-facturen te ontvangen en te verwerken bleef. Eén oplossing moest het inkomende factuurproces ondersteunen en op die plicht aansluiten. Scan & Herken en e-facturatie kwamen daarom in hetzelfde traject.
Gemiddeld komen er circa 1.000 facturen per maand binnen, en die worden niet meer standaard uitgeprint. Ze landen direct in het boekhoudprogramma en blijven als visuele weergave beschikbaar voor verwerking en controle. Ongeveer 30 procent van de facturen kwam als e-factuur binnen. De organisatie voldoet aan de plicht om e-facturen te ontvangen en te verwerken.
De regio noemt duurzaamheid als expliciet voordeel: waar eerder grote aantallen facturen werden geprint, is die stap grotendeels verdwenen, en daarmee ook een deel van de operationele belasting rond fysieke verwerking en archivering. De volgende fase kan zich richten op versnelling van adoptie via leveranciersonboarding, in plaats van op het herstellen van fundamentele procesproblemen, omdat de basis technisch en organisatorisch al ligt.
- Circa 1.000 facturen per maand gaan niet meer standaard naar de printer en landen direct in het boekhoudprogramma.
- Ongeveer 30 procent van de facturen kwam als e-factuur binnen.
- De rol van medewerkers werd meer controlerend en minder uitvoerend.
Werk je bij een overheid met Unit4 ERP en wil je scanning en e-facturatie combineren, ook in een drukke operationele periode? Plan een kennismaking.