De drie gebruikersrollen uitgelegd: basisgebruiker, gevorderde gebruiker en omgevingsbeheerder.
In het kort Het platform kent drie rollen (basisgebruiker, gevorderde gebruiker, OmgevingsBeheerder) die bepalen wat iemand mag doen op omgevingsniveau. Dit zijn omgevingsrollen, los van de rol die een lid van een organisatie kan hebben. Daarnaast zijn er rechten per organisatie en een aparte relatiemanager-rol voor externe samenwerking.
Elke gebruiker in een omgeving heeft precies één omgevingsrol. Let op: omgevingsrollen staan los van de rol die een gebruiker kan hebben binnen een specifieke organisatie. Zie Rechten op organisatieniveau voor het verschil.
Elke gebruiker heeft precies één van deze platformrollen:
De standaardrol voor gebruikers die worden toegevoegd nadat de omgeving al bestaat. De eerste gebruiker van een omgeving is altijd OmgevingsBeheerder. Iedere volgende gebruiker die via een uitnodiging wordt toegevoegd, krijgt automatisch de rol van Basisgebruiker; de OmgevingsBeheerder kan dit daarna aanpassen.
Een basisgebruiker kan documenten bekijken, facturen aanmaken en versturen voor de organisaties waar hij lid van is. Let op: een basisgebruiker is niet automatisch lid van elke organisatie in de omgeving. Alleen de organisaties waarvan de gebruiker expliciet lid is, zijn voor hem zichtbaar. Dit is voldoende voor de meeste medewerkers die dagelijks met facturen werken.
Een basisgebruiker kan niet: andere gebruikers uitnodigen, organisaties aanmaken of verwijderen, omgevingsrollen toewijzen, of partnerrelaties aangaan met andere bedrijven.
De gevorderde gebruiker heeft alle rechten van een basisgebruiker, plus de mogelijkheid om partnerrelaties aan te gaan met andere omgevingen. Gevorderde gebruikers worden automatisch toegevoegd aan een gebruikersgroep, waarmee gebruikersbeheer op organisatieniveau wordt vergemakkelijkt. Dit is relevant voor organisaties die samenwerken met klanten, leveranciers of accountants via het platform.
De OmgevingsBeheerder heeft volledig beheer over de omgeving. Naast alle rechten van de gevorderde gebruiker kan een OmgevingsBeheerder:
Bij het aanmaken van een nieuwe omgeving wordt de eerste gebruiker automatisch OmgevingsBeheerder. Elke volgende gebruiker die via een uitnodiging wordt toegevoegd, krijgt standaard de rol van Basisgebruiker; de OmgevingsBeheerder kan dit daarna aanpassen.
Je kunt niet jezelf OmgevingsBeheerder maken. Alleen een andere OmgevingsBeheerder kan rollen toewijzen. Als je zelf al OmgevingsBeheerder bent, hoef je niets te doen.
Naast de omgevingsrol heeft elke gebruiker ook rechten op het niveau van individuele organisaties. Er zijn drie niveaus:
Een gebruiker met de omgevingsrol Basisgebruiker kan best Beheerder zijn van een specifieke organisatie; de twee niveaus werken volledig onafhankelijk van elkaar. Een OmgevingsBeheerder hoeft geen OrganisatieBeheerder te zijn, en vice versa.
Alleen een OrganisatieBeheerder kan leden toevoegen aan of verwijderen uit een organisatie. Alleen een OmgevingsBeheerder kan omgevingsrollen wijzigen.
De relatiemanager-rol is een aanvullende rol die apart wordt toegekend door een OmgevingsBeheerder. Een relatiemanager kan samenwerken met andere bedrijven en omgevingen via het partnerschapsmodel.
Deze rol is nodig als je wilt:
De relatiemanager-rol wordt toegekend via het gebruikersbeheer door de OmgevingsBeheerder.
Naast de drie standaardrollen en de relatiemanager-rol zijn er twee specialistische rollen die in het systeem voorkomen:
Beide rollen zijn zichtbaar in het gebruikersbeheer maar worden in de praktijk alleen ingezet in specifieke integratiescenario's.
Alleen een OmgevingsBeheerder kan omgevingsrollen wijzigen. Je kunt niet je eigen omgevingsrol aanpassen; daarvoor heb je een andere OmgevingsBeheerder nodig. Ben je al OmgevingsBeheerder, dan kun je jezelf wel extra rechten toekennen zoals toestemming om relatieverzoeken te versturen en te accepteren.
Alleen een OrganisatieBeheerder kan de rol van leden binnen een organisatie wijzigen.
Ga naar Mijn omgeving > Gebruikers, selecteer de gebruiker en pas de rol aan. De wijziging gaat direct in, de gebruiker hoeft niet opnieuw in te loggen.
Wanneer het platform een systeemactie uitvoert -- zoals het aanmaken van een conceptfactuur via Email Receiver, een workflowstatuswijziging of een factuurupdate -- wordt dit altijd gedaan op naam van de meest recent aangestelde beheerder van de organisatie.
Als die beheerdersrol wordt ingetrokken, valt het eigenaarschap automatisch terug op de voorgaande beheerder. Dit verklaart waarom automatisch aangemaakte documenten soms aan een andere gebruiker worden gekoppeld dan verwacht. Om het eigenaarschap van zulke documenten te corrigeren: zorg dat de gewenste eigenaar de meest recent aangestelde beheerder van de organisatie is. Dit geldt voor alle systeemacties (Email Receiver, workflow, automatische doorstroom), niet alleen voor de Email Receiver.
Klein bedrijf met één medewerker: je bent zelf OmgevingsBeheerder en hoeft verder niets in te stellen. Je hebt automatisch toegang tot alles.
Bedrijf met meerdere medewerkers: als eerste gebruiker ben je OmgevingsBeheerder. Nodig collega's uit als Basisgebruiker en geef ze per organisatie de rechten die ze nodig hebben.
Accountant met meerdere klanten: maak jezelf OmgevingsBeheerder met de relatiemanager-rol. Zo kun je partnerrelaties aangaan met klantomgevingen en hun facturen beheren.
Holding met meerdere dochterbedrijven: alle organisaties in één omgeving. Per dochterbedrijf wijs je de juiste medewerkers toe als lid of organisatiebeheerder.
Een OmgevingsBeheerder beheert de hele werkruimte: gebruikers uitnodigen, organisaties aanmaken, abonnementen wijzigen. Een organisatiebeheerder kan alleen leden toevoegen aan of verwijderen uit die specifieke organisatie. De twee niveaus werken onafhankelijk: je kunt organisatiebeheerder zijn zonder OmgevingsBeheerder te zijn.
Ja, een gebruiker kan lid zijn van één of meerdere organisaties binnen dezelfde omgeving. Alleen de organisaties waar iemand lid van is, zijn zichtbaar in het platform. Een OmgevingsBeheerder of organisatiebeheerder kan leden toevoegen.
Nee, rechten worden ingesteld op organisatieniveau. Elk lid van een organisatie kan alle inkomende en uitgaande facturen van die organisatie inzien. Er is geen onderscheid mogelijk tussen debiteuren- en crediteurenadministratie op het platform.
Wil je een collega uitnodigen of rollen aanpassen? Dat regel je in Mijn omgeving op platform.econnect.eu. Je hebt hiervoor de OmgevingsBeheerder-rol nodig.
Beheer je gebruikers